Как да изготвиш готови бланки за твоите сватбени услуги
Аз съм голям почитател на готовите бланки, както и всякакви инструменти и бизнес пособия, които пестят времето ми. В бизнеса си използвам както бланки, които аз сама създадох през годините и в процеса на работата си, но също така много често си закупувам готови бланки.
И така, преди да продължа искам да дам нещо като дефиниция на това какво е шаблон или готова бланка:
Tова е предварително създаден образец на документ, който има определена структура и последователност, така че да може да се използва универсално за различни клиенти. Обикновено шаблона съдържа всички въпроси или данни за информация с цел да бъде максимално ефективна за различен тип клиенти, но в същото време използва конкретна последователност, така че адекватно да подпомага работния процес.
Готовите бланки са супер удобно и практично нещо. Помня преди години (в самото начало на моята кариера като сватбен агент), когато още нямах набор от такива документи, прекарвах часове наред да съчинявам имейли, да конструирам оферти, да разработвам програми за организация или за самия сватбен ден. Правех ги отделно за всяка сватба и това всеки път ми отнемаше часове работа. Е, трябва да отбележа, че имах определени шаблони, например въпросник за първа среща и форма за телефонни запивания, но това беше всичко. Останалите неща пишех и разработвах всеки път поотделно.
След около 2 години, работейки по този начин, реших, че трябва да направя нещо, което да увеличи продуктивността ми. Агенцията ни започна да има много ангажименти и сватби и аз вече нямах толкова много време. Освен това исках да кача нивото на обслужване и съответно да създам стандарти и качество на обслужване. Така ми просветна гениалната идея да си създам готови бланки, с които от една страна да улесня работата си, и от друга, да изградя работен процес, чрез който да предлагам едно и също преживяване на всичките си клиенти.
Целта ми беше всяка отделна двойка, която работи с мен, да получава същия качествен стандарт на обслужване. Разбира се, естеството на работата на един сватбен агент е да има индивидуален подход към всяка отделна двойка, но стандартите на обслужване са част от бранда и съответно трябва да бъдат едни и същи, за да се постигне постоянство.
Създаването на пакет от бланки напълно промени бизнеса ми в няколко насоки:
➡️ Първо – започнах да пестя много време, защото вече не трябваше всеки път да започвам да пиша всяко нещо от самото начало.
➡️ Второ – бланките могат да бъдат използвани многократно и когато са изготвени в правилната последователност, дават отлична структура на работа и обслужване.
➡️ И разбира се, не на последно място, употребата на готовите шаблони подпомага облика на бранда на сватбената ми агенция и имиджа ми като сватбен агент пред моите клиенти, защото те виждат в мое лице един отличен професионалист.
През годините разработих цялостен пакет от бланки и формуляри за моя бизнес: от бланка за първа среща до пълен въпросник за дизайн и декорация на сватба; пълна програма за сватбения ден, дори имам шаблонни имейли, които да използвам в определени етапи от комуникацията с клиентите. В тази блог публикация ще ти покажа какъв е моят процес и как и ти стъпка по стъпка може да създадеш свои собствени шаблони и готови бланки.
Подробно съм описала конкретно системата, която аз използвам. Това има значение, защото една бланка трябва да бъде много добре обмислена и съответно, използвайки този процес, ще избегнеш пропуски.
От готови шаблони в работния процес с клиенти може да се възползва всеки сватбен специалист. Например:
☑️ Сватбеният фотограф може да има готови бланки за първа среща, после за оферта и фотоалбум презентация, план на фотосесията и т.н.
☑️ Сладкарят може да има бланка за дегустация, въпросник за първа среща с клиенти, бланка-описание на вкусовете и размерите торта и т.н.
☑️ Дизайнерът на сватбени рокли може да има няколко готови бланки за целия процес на комуникация с булки – от първа среща, до последен имейл с пожелания за незабравим сватбен ден и т.н.
Моят процес за създаване на бланки включва 8 стъпки и първата е:
1️⃣ За какво ще се използва бланката?
Първото нещо, което трябва да решиш, е с каква цел ще използваш бланката?
Една бланка може да бъде подготвена, за да бъде част от твоя затворен работен процес, тоест ще бъде документ, който няма да споделяш с клиентите си или да е част от документите, които ще използваш в процеса на работа с клиенти.
Това е важно, защото това ще определи какъв вид информация трябва да се помести в нея, каква функционалност ще се търси и какъв ще бъде графичният дизайн.
2️⃣ В кой етап от комуникацията с клиентите ще я използваш?
С каква цел и в кой етап от комуникацията с клиенти ще се използва бланката са двете най-важни неща, които трябва да се решат преди да започнеш да конструираш самия документ.
Етапите на комуникация с клиентите са много и всеки един от тях е свързан с определена информация, от която се нуждаеш. Най-общо обаче, те могат да бъдат групирани в предварителен етап (преди двойката да те е ангажирала за услугите ти), работен процес и последен – сватбеният ден.
Преди да преминеш към задълбочена разработка, трябва ясно да се знае за кой от тези етапи ще използваш бланката.
3️⃣ Хартиен или електронен формат?
Третата стъпка е да решиш дали шаблона да бъде в електронен формат, да се разпечатва на хартия или да бъде и в двете опции.
Бланката може да бъде разработена както в електронен формат, така и да бъде използвана разпечатана. Например, ако искаш да създадеш шаблон за оферта, която да даваш разпечатана на хартия, може би ще искаш да избегнеш много цветове и снимки, защото това ще оскъпи печата и т.н., но ако предвиждаш същата тази оферта да бъде давана на клиентите предимно по имейл, то съвсем спокойно може да направиш една многоцветна бланка, с много снимки.
4️⃣ Изработване на пълен проект - чернова
Следващата стъпка е да направиш пълен проект – чернова
Много е важно всяка бланка да бъде функционална и да съдържа всичко, което е необходимо към етапа, в който се използва. Това означава, че трябва да покрива всички важни въпроси и информация, която е необходима за определения етап от работа с клиенти.
За създаване на първоначалния проект-чернова е добре да се отдели малко повече време, защото всъщност този процес е ключов. Напиши всичко, което смяташ, че е важно като информация и трябва да бъде включено в бланката. Когато работиш на този етап, опитай се да си визуализираш реалния процес с клиентите ти. Например, ако обмисляш менюто за сватбата, опитай да си спомниш стандартен разговор с твои младоженци. За какво питат те, какво е важно ти да научиш, какви съвети им даваш и т.н. Визуализирайки целия процес, записвай абсолютно всичко, за което се сещаш, без да мислиш дали е важно или не. Етапът на елиминиране ще дойде малко по нататък.
След като напишеш всичко, за което се сещаш, остави записките да “отлежат”, така да се каже, за 1-2 дни. Това е стандартна фаза в творческия процес, защото когато се върнеш към тях, ще може да ги видиш с “нови очи” и съответно да нанесеш необходимите корекции.
5️⃣ Структуриране на бланката
По време на разработката на черновата трябва да се направи и самата конструкция на документа. Важното е текстът да се подреди така както протича естественият процес на разговор, самата бланка трябва да бъде погледната от гледна точка на функционалност и, разбира се, графичен дизайн.
Най-лесният начин за създаване на перфектната структура е като буквално бланката се “нарисува” на лист хартия, за да може да се види как точно ще изглежда. Така най-добре ще се прецени кое, къде ще бъде най-подходящо да се позиционира, за да бъде максимално удобна за работа.
6️⃣ Фаза на елиминиране
След като черновата е завършена и цялата бланка е структурирана, идва време за последна редакция, където ще се елиминират или премахнат всички излишни неща.
Този процес не е нищо друго освен последно “напудряне” на документа.
И така, за целта ще е добре отново да си представиш как разговаряш с клиентите си и как ще използваш бланката в реална ситуация. Добър подход е още да прочетеш целия текст от бланката на глас.
Това, върху което трябва да се фокусираш в този работен етап е:
- Дали има два въпроса, които водят до идентичен отговор и съответно могат ли да бъдат обединени?
- Има ли нещо, което се дублира?
- Също така, има ли въпроси, които не водят до важна информация или казано по друг начин – са излишни?
Групирай или премахни всичко, което не води до конкретна важна информация. Част от професионализма на един сватбен специалист е да не се губи както своето, така и времето на клиентите с повтарящи се въпроси. Има само още едно нещо – внимавай да не премахнеш важни въпроси! Този етап не е свързан с това да направиш бланката по-къса, а по-функционална, сбита и смислена.
7️⃣ Тест или проба на бланката
Едно от последните неща, преди да преминеш към графичния дизайн, е да се направи проба на самата бланка. Въпреки, че в целия процес има няколко етапа за редактиране, преди финалното завършване е добре цялата бланка да бъде изпробвана в реална среда. Това е важно, защото както споменах по-горе, бланката е нещо, което се прави веднъж и затова трябва да бъде много функционална. Ако започнеш да я преправяш или променяш след всяка среща, означава, че нещо по нейната структура не е правилно.
И така, без да правиш някакъв много изискан дизайн, разпечатай бланката (дори и ако е предназначена за електронно разпространение) и я прегледай как изглежда на хартия. Ако имаш възможност, използвай я в реална ситуация с клиенти.
Чак след това премини към последната стъпка:
8️⃣ Графичен дизайн на бланката
Последно идва ред на графичния дизайн. На този етап, трябва да се придържаш към няколко изисквания, особено ако ще споделяш тази бланка с клиенти. И така, нещата, които не трябва да забравяш са:
- Името и логото на фирмата
- Уебсайт и имейл за обратна връзка
- Телефонен номер
- Цветовете и шрифта трябва да са в синхрон с бранда ти
Е, с това твоята чисто нова работна бланка е напълно готова и може да бъде добавена към колекцията ти от работни бланки.
Прекрасно!
Както ти споменах, аз години наред разработвах пакет от шаблони и готови формуляри за сватбена агенция “Приказен ден” . Предполагам, че и на теб ще ти отмене доста време, затова може би ще искаш да погледнеш моят готов пакет – “Пълен комплект професионални бланки за сватбени агенти”. Това реално са всички мои бланки, оформени като цялостен работен пакет за сватбени агенти.
Знам, че не всеки има времето и възможността да изготви толкова много бланки наведнъж, както и много начинаещи сватбени агенти ще бъдат затруднени, защото нямат необходимия опит. Все пак, за да направиш бланка за определено нещо, трябва да знаеш целия работен процес, за да може да прецениш как да изготвиш бланката така, че да бъде практична и полезна.
Ако решиш, че искаш да си спестиш време, вместо да разработваш сама такъв комплект, можеш още днес да започнеш да използваш мойте готови бланки.
Какво трябва да направиш – кликни на линка, за да отскочиш до бизнес магазина на Училището 👉 ТУК 👈 и да научиш подробно какво е включено в Пълният Комплект Бланки § Формуляри за Сватбени Агенти.
Знаеш ли, най- хубавото в това е, че не само ще имаш всички необходими бланки и формуляри за твоят бизнес, но и ще се възползваш от моя богат професионален опит и дългогодишни бизнес познания.
Е, искрено се надявам, че тази блог публикация е полезна за теб.
Ти между другото използваш ли бланки? Ако да, за какво точно са тези, които използваш?
Пиши ми в коментарите по-долу. Ще се радвам да обменим опит 🤗!
Топли прегръдки и до скоро,