Как се пише професионален бизнес имейл?
Размяната на имейли е най-популярният начин за електронна комуникация в бизнес средите и начина по който пишем и отговаряме на имейли говори много за качеството на услугите които предлагаме.
Почти 90% от запитванията за сватби и други събития се правят по имейл. Ние съответни почти винаги отговаряме на тези първи запитвания по имейл. Това реално е нашият пръв контакт с потенциално бъдещите ни клиенти.
Всички сме чували поговорката “по дрехите посрещат, по ума изпращат”. Това може чудесно да се перефразира и за първият имейл който бъдещите клиенти ще получат от нас.
“Дрехите” в случая ще бъдат уебсайта на агенцията или рекламно каре от което клиентите са научили за нашите услуги. Те са харесали това което виждели и съответно иска да научат повече. “Ума” представлява имейла или по точни съдържанието и качеството на информацията която ще получат от нас. Точно този имейл ще бъде тяхното първо впечатление за нашият професионализъм и качество на услугите които предлагаме.
Добре написан, правилно структуриран и естетически оформен имейл е чудеснен начин да се направи прекрасно първо впечатление.
Преди да те запозная с основните плавола за писане на бизнес имейл, искам да отбележа нещо много важно и това е, че
Електронната кореспонденция = Лична комуникация
Какво имам предвид – въпреки, че имейла или електронно писмо е форма на писмена комуникация, има стойността на общуването очи в очи. Това означава, че следва абсолютно същите правила както когато разговаряме с някой лично.
Ние поздравяваме хората, ползваме имената им по време на разговор с тях, представяме се, така че хората да знаят с кого говорят и накрая си даваме визитка за контакт. Още, когато разговаряме с важна за нас личност се стремим да говорим възпитано и преценяваме какво ще кажем. Любезният, приятелски и професионален тон е задължителен при първа среща, нали?
Е, същото важи и при електронната кореспонденция. Това, че в момента не виждаш този, който ще чете имейла ти, не означава, че той няма да усети тона и отношението ти.
Ето как изглежда един професионален имейл и кои са всички важни елементи, които трябва да включва:
1 – подател / получател
Разбира се, всеки имейл започва с имейла на подателя. Когато става въпрос за професионален имейл, той трябва да е сериозен и да бъде с домейна на агенцията или фирмата.
Например:
То: имейл на получателя / получателите. Желателно е да слагаш в Сс имейлите и на двамата бъдещи младоженци.
Сс – имейл на допълнителен получател. Това е лице което трябва да е информирано за съдържанието на кореспонденцията, но не трябва да отговаря на този имейл. Например, ако имаш асистентка която ти помага в организацията на сватба или събитие и искаш да я държиш информирана.
Bb – скрит имейл на получател, за който останалите получатели на имейла не трябва да знаят. Например, ако искаш да изпратиш един имейл до 20 получателя, то трябва да сложиш един имейл в То: и всички останали имейли в Bb като ги разделяш с “;”.
2 – заглавие на бизнес мейла
Subject – На този ред се дава информация каква е темата на имейла. Когато се разменя дълга кореспонденция на една и съща тема, по правило заглавието на имейла не се променя. Както и се отговаря под същата група имейли, т.е. не се започва нов имейл.
Ако обаче, трябва да се започне нова тема, то по-добре е да се започне с нов имейл и различно заглавие на имейла.Това улеснява проследяване на цялата кореспонденция.
Например, ако с младоженците започнете кореспонденция на тема сватбената торта, заглавието може да бъде “За вашата сватбена торта”. Ако в този имейл има информация и за други услуги, то те също трябва да се добавят.
3 – начало на бизнес имейл
Имейл – Винаги започва с поздрав и името на получателя. И двата варианта – само поздрави без име и само име без поздрав изразява неуважение, звучи грубо и е белег на непрофесионализъм.
4 / 5 – съдържание на бизнес имейла
Текст на имейла – Тук има няколко правила:
- Първо имейла трябва да е кратък, точен и ясен. Размяната на електронни писма обикновено е свързана с работа. Краткият и изчерпателен имейл демонстрира, че уважаваш времето на получателя. Избягвай дълги, обяснителни имейли! Текстът трябва да се събира на една отворена страница. Ако трябва да превърташ страницата надолу – то това вече е белег за дълъг имейл.
- Разделяй текста на отделни пасажи или абзаци. Един абзац може да има 2 до 3 изречения. На монитор човешкото око чете много по-лесно малки абзаци.
- Ако изброяваш нещо използвай номера или точки.
- Ако в съдържанието на имейла има нещо важно, или нещо на което трябва да се наблегне, то може да се подчертае или уделели.
- Завърши имейла с любезно пожелание за хубав ден.
6 – подпис на бизнес мейла
Подпис – В края на всеки имейл трябва да има името на изпращача – ЗАДЪЛЖИТЕЛНО! Независимо дали само ти си цялата фирма или имаш 10 служители във фирмата, всеки, който отговаря на служебен имейл трябва да има електронен подпис който да съдържа името, линк към уебсайта, телефон. Изключително нелюбезно е да се напише писмо без име отдолу, така че получателя да не знае от кого е този имейл.
7 – послеслов
ПС след подписа – след подписа може да сложиш всякаква рекламна или маркетинг информация. Разбира се – кратка, сладка и не задължаваща.
8 – защита на лична информация § данни
Ако имаш имейли с поверителна информация (това са всички имейли включващи оферти, цени или друга персонализирана информация) е желателно да сложиш указания със защитно съобщение, в случай че имейла е получен от неправилен получател.
Закон за Защита на Личните Данни – ако, че използваш маркетинг мейлинг, задължително в края на имейл трябва да има опция за отписване от мейлинг листата.
10 – прикачени файлове
Прикачен файл – прикаченият файл също както subject трябва да има конкретно име, което да дава информация за това какво съдържа този файл.
Последни мисли
Сватбеният агент винаги трябва да се стреми към отличен професионализъм в цялостната кореспонденция, както и при лични среща с клиенти. Това е от съществена важност, ако искаш да изграждаш имидж на сериозен и надежден сватбен и събитиен организатор.
Това е всичко от мен за днес. Любопитно ми е да науча, ти имала ли си опит с нелюбезни имейли? Какво ти е направило най- лошо и най- добро впечатление в един имейл?
Пиши ми в коментара. Чакам с нетърпение.
Топли прегръдки от мен,
Мариел 💖