10 грешки, които може би допускаш, когато провеждаш видео срещи

Как се води видео среща

Въпреки, че много от етапите на виртуалната среща са идентични с етапите на обикновенната среща, онлайн комуникацията по Zoom или Skype изисква по-различни умения. Ако нямаш добър опит пред камера, със сигурно допускаш някоя от следните 10 грешки при водене на видео срещи. 

Факт е, че хората, които често застават пред камера, придобиват естествено поведение и за тях една виртуална среща преминава като нещо естествено и нормално. За хора без опит обаче, видео срещата може да бъде трудно и бих казала даже, стресиращо нещо. Не на последно място, как бъдещите младоженци ще ни видят на малкия монитор има същата стойност, както и ако се срещнем лично с тях и създадем лично впечатление. 

За провеждането на онлайн срещи се изисква различна подготовка, малко допълнителни умения и познания какъв е етикетът за виртуална среща. Добрата новина е, че когато знаеш кои са тези грешки и научиш как да ги предотвратиш, няма да има по-лесно и приятно нещо за теб от провеждане на видео срещи. 

Ако нямаш опит във видео комуникациите или ако искаш да се усъвършенстваш, то този блог пост е за теб. Най-хубавото е, че в края на публикацията може да си свалиш бонус чек лист, който ще ти помогне да се подготвиш отлично за онлайн среща с потенциални и / или настоящи клиенти. 

И така, ето кои са ней- често правените грешки пред камера:

Неподходящ интериор и заобикаляща среда

За разлика от личната среща, онлайн срещата може да бъде проведена от всяка удобна за теб точка. Може да си в офиса, в парка, у дома или в кварталното кафе. Това е прекрасно предимство, особено за мобилни сватбени специалисти, които не поддържат офис. Когато говорим за професионален видео разговор обаче, средата и мястото, където ще се позиционираш, е много важно. Неподходящи интериори са:

Място с лошо осветление

Предполагам знаеш, че за фото и видеозаснемане, осветлението е от съществено значение. Е, това важи и за онлайн срещите. Причината за това, е че цялата среща е изцяло визуална, т.е. бъдещите младоженци или клиенти са фокусирани в един малък монитор, което само по себе си е малко скучно нещо. За да могат те да имат добро преживяване по време на срещата си с теб, картината, която виждат, трябва да е много добра и ясна. Един от основните начини за постигане на този ефект е осветлението.

Странични шумове

Няма нищо лошо онлайн среща да се провежда със слушалки. Проблем е обаче, ако слушалките нямат добър микрофон, звукът не е добър и най- вече, ако има неприятни странични шумове от околната среда. 

Това е нещо, което често се пропуска, защото човекът, който използва слушалки няма проблем да чува добре събеседниците си. Микрофонът обаче улавя всички околни шумове, които той или тя не може да чуе. 

Същото важи и когато срещата се провежда без слушалки. Включено радио, шум от улицата или някой друг, говорещ по телефона ….

Както картината, така и звукът се отразяват на качеството на срещата.

Лош фон зад теб

Какво се вижда зад теб конкретно издава информация къде се намираш. Стена, картини, мебели … ако преследваш (а аз предполагам, че да) професионален имидж, какво ще виждат събеседниците ти зад теб има значение. 

Неподходящо облекло § Лична визия

Освен мястото, на което се провежда срещата, личната визия и облекло често убягват от вниманието на сватбените специалисти. Доста често, без да осъзнаваме може да се появим по тениска, без грим и прическа, защото например сме си вкъщи по домашному. В това няма нищо лошо, ако си говорим с приятелка, но когато провеждаме среща с клиенти – професионалният вид е задължителен. 

Е, добрата новина е, че за облеклото ще трябва да мислиш само до кръста :), защото това ще е зоната, до която клиентите те виждат. Ако си у дома, съвсем спокойно може да носиш долнището на любимата си пижама или каквато и да е домашна дреха. 

Неправилен подход към камерата

Ако не можеш да гледаш в камерата и да говориш на обектива така, сякаш говориш на някой пред теб, спокойно, не си единствена. Това е може би най-честата грешка, която почти всеки прави. 

Няма да крия, че и на мен също ми беше много трудно да гледам в една малка точка и да изглеждам естествено, така, както на лична среща. За да се науча как да седя пред камера, изкарах онлайн курс, където научих точно какво да направя, за да овладея този проблем. Продължи да четеш, защото по-долу ще ти издам тайната за това как да гледаш в обектива на камерата, така че да създадеш връзка “очи в очи” със събеседниците си. 

Сигурно се чудиш, от къде идва този проблем, защо не може лесно да свикнем с гледането в обектива? 

Много просто, в лична среща обикновено имаме навика да гледаме човека срещу нас в очите. Същата е реакцията ни когато гледаме някого в монитора. Уви, това не съдава контакт “очи в очи”, защото камерата обикновено се явява над погледа ни и в този случай изглежда, че погледът е надолу.

Липса на професионален подход

Видео срещата трябва да се провежда със същия професионален подход, с който се провежда и лична среща. По една или друга причина обаче, много сватбени специалисти не се подготвят за виртуална среща така, както за лична среща. 

Също така, по време на самата среща не си водят записки, което може да се окаже проблем, защото лесно може да се забравят важни моменти, споменати по време на срещата. Тази грешка най-често се допуска, когато си мислим “Ще си запиша всичко след срещата, а сега ще слушам внимателно.” 

Проблемът е, че веднага след срещата може нещо друго да ти отвлече вниманието, например да звънне телефона и така бързо да се забравят важни подробности.

Неизключен телефон

Подготвяйки се за видео среща, личният телефон е нещото, което често може да се забрави. Оставен със звук или дори само на вибрация, телефонът може лесно да отвлече вниманието и съответно да наруши разговора. 

Липса на енергичност & монотонен глас

Когато говорим с някого очи в очи, както се казва, темперамента ни е различен от поведението, което може да имаме, когато говорим пред камера. Камерата е неодушевен предмет, и много хора нямат навика да седят изправени и в подходяща поза така, както когато са на лична среща. 

Лошата поза не изглежда добре, както също така може да промени и начина, по който звучи гласа. 

Липсата на енергичност още прави гласа монотонен и скучен.

Отсъствие на визуални материали

Друга грешка е липсата на визуални материали, които да допълват разговора. В лична среща, може да се използва каталог или албум със снимки. Някои сватбени специалисти пропускат да се подготвят с материали в електронен формат, като например линкове към галерията в техния уебсайт или pdf файлове, с които да могат да демонстрират техните възможности по време на разговора. 

Е, това са най-общо грешките, които много сватбени специалисти с малко опит във водене на онлайн срещи най-често допускат. Добрата новина е, че всичко това лесно може да се коригира. 

Като бонус към тази блог публикация съм добавила “Чек лист за видео среща”, който може да използваш, за да се подготвяш за видео срещите си.

Свали сега безплатния чек лист за провеждане на видео срещи. 

И така, как да се подготвиш и да проведеш отлична видео среща.

1. Направи план на срещата

Планът за виртуалната среща е нещо много важно по няколко причини. 

Първо, защото, написвайки на лист хартия какво искаш да кажеш на събеседниците си, ще ти помогне да обмислиш всичко и ще избегнеш да пропуснеш нещо важно. 

Второ, ще подготвиш всичко, което ти е необходимо, за да се представиш отлично.

Трето, ще можеш да прецениш колко време ще ти отнеме самият разговор, така че ще може да планираш друга среща след тази. 

Ако провеждаш първа среща с потенциални клиенти, не е необходимо да ги информираш за това какъв е планът на срещата. Ако обаче срещата е с клиенти, с които вече работиш, те също трябва да знаят какво ще се разисква и колко време ще отнеме самата среща. 

Пълният план на срещата изисква следните неща:

  • Какво ще е времетраенето на срещата?
  • Какво ще се разисква и в каква последователност ?
  • Какви допълнителни материали ще са ти необходими, за да подкрепят това, което искаш да кажеш на клиентите?
  • Къде ще проведеш срещата? 
  • Каква техника ще използваш?

2. Подбери подходящото място

В зависимост от това къде ще бъдеш по време на срещата, избери тих и спокоен кът, без странични шумове(например, ако седиш в кафене, не сядай близо да кафе машината). Избери място с подходяща стена и фон зад теб. 

Ако ползваш Скайп, то има опция да замъглиш леко фона зад себе си, което изглежда доста елегантно и ти спестява притеснението какво ще се вижда около теб. Zoom предлага опции за различен фон, в случай че не може да намериш добре изглеждащо място.

Включи камерата и виж какво се вижда зад теб. Ако има неща, които не изглеждат добре, смени позицията или мястото си. 

3. Провери цялата техника

Задължително направи проверка на цялата техника – камера, микрофон, слушалки. За целта най-добре ще е да направиш връзка с някой друг, който ще може да ти каже как те чува и вижда. Това може да е колега или член на семейството.

4. Облекло § грим и прическа

Както вече споменахме, как изглеждаш има значение. Използвай подходящо облекло, с което ще се чувстваш удобно, но и ще изглеждаш професионално.  

Ако смяташ, че ще се притесняваш или ако е много топло, използвай дреха, която няма да предизвиква изпотяване или поне ще прикрива изпотяване. 

Използвай и добър дезодорант точно преди да започне срещата. 

Още, съобрази се с цветовете на дрехите, които ще носиш и фона зад теб. За по-добро визуално въздействие, опитай се да подбереш нещо, което ще се съчетава с фона или обратното, подбери фона според дрехите.

5. Разпечатай всички работни бланки, които ще използваш

Независимо дали провеждаш първа среща или имаш разговор с клиенти, с които вече работиш, работните ти бланки трябва да са готови. Воденето на записки е съществено правило. Ако нямаш готови бланки, погледни “Пълен комплект с бланки за сватбени агенти” >>> тук. В този комплект са включени абсолютно всички необходими бланки за целия работен процес.

6. Подготви всичко, което ще ти е необходимо да визуализираш качеството на услугите § продуктите, които предлагаш

Ако имаш каталог, снимков материал или нещо друго, което трябва да използваш по време на срещата, направи папка на компютъра и сложи всички снимки, които смяташ, че могат да ти бъдат полезни. Подготви повече визуални материали от това, което мислиш, че ще ти е необходимо. Дори и да не използваш всичко, винаги е добре да имаш готовност. Така няма да прекъсваш разговора, за да търсиш някоя снимка из компютъра си.

7. Изпрати напомнящо съобщение

Един час преди срещата изпрати имейл или СМС на лицето или двойката, с която имаш среща. Така ще потвърдиш ангажимента и ще им напомниш, в случай че са заети хора и без да искат са забравили за срещата. Не на последно място, това демонстрира ентусиазъм от твоя страна, което винаги прави прекрасно впечатление. 

8. Бъди за срещата 10 минути по-рано

Като всяка друга среща, и тази изисква точност. Желателно е 10 минути преди срещата да си на мястото, от което ще провеждаш разговора, да си направила всички проверки на техниката и да имаш готовност да започнеш, в случай че клиентите се включат малко по-рано. Това се случва често, така че е добре да имаш готовност.

Ако по някакви обстоятелства не можеш да започнеш срещата на време, непременно изпрати СМС или имейл, за да уведомиш клиентите.

9. Сипи си чаша с вода

Доста често, от много говорене, може да ни пресъхне устата. Сложи до себе си чаша вода, така че да ти е на разположение по време на срещата. Ако сте се уговорили за среща “виртуално кафе”, то направи си кафе и го сложи в хубава чаша, защото когато отпиваш, събеседниците ти ще я виждат.

10. Спри звука на телефона и го сложи някъде, където няма да го виждаш

За звука предполагам е ясно. Ако се чудиш обаче, защо трябва да сложиш телефона някъде, където да не го виждаш – защото ако някой ти изпрати СМС или звънне, екрана ще светне и това ще ти отвлече вниманието.

Важно е по време на онлайн среща да си 100% ангажирана със събеседниците си.

11. По време на срещата - гледай в обектива, когато говориш на клиентите

Ето го и съвета, който обещах да споделя с теб – най-лесният начин да придобиеш навик да говориш пред камера и да гледаш в обектива е, да сложиш малко усмихнато лице – стикерче, което има дупка за обектива на компютъра. 

Ако провеждаш срещата от телефон или таблет – може да направиш същото. 

Това ще ти помогне по-лесно да се фокусираш в малката камера, а усмихнатото лице ще ти напомня да се усмихваш и ти. 

Докато клиентите ти говорят, може да гледаш в монитора.

12. Електронен Пакет “Благодаря”

Обикновено след среща е добре да се даде нещо на бъдещите клиенти. Малка папка с благодарствено писмо, сватбените пакети, които предлагаш или нещо друго, което ще бъде интересно. Подготви всичко това и в електронен вариант, така че преди приключване на виртуалната среща да можеш да им го изпратиш.

И най-накрая - Изпрати им имейл след завършване на срещата

След като срещата приключи, изпрати имейл с кратко описание на всичко, което сте разисквали, благодари им за отделеното време и напиши какво следва след това. 

Този имейл е също нещо задължително след всяка среща, независимо дали е лична, по телефон или видео. 

Последни мисли

Няма нищо трудно да се провеждат видео срещи, но за всеки сватбен специалист, който иска да бъде приет като професионалист, е добре да знае как да ги провежда. Този тип комуникация винаги е бил част от работния процес за някои сватбени специалисти, особено при комуникация с клиенти от чужбина. През последните няколко месеца обаче, поради COVID-19 всеки сватбен специалист трябва да обмисли подобряване на знанията и уменията си в тази насока. Истината е, че много от личните срещи с клиенти съвсем спокойно могат да се провеждат по този начин. 

Това не само, че е по-безопасно, но и със сигурност пести доста време.

Кой аспект от тези стъпки ти се струва най-труден за изпълнение? 

Пиши в коментарите по-долу. 

Топли прегръдки,

Мариела